Dokument-Barrierefreiheit Best Practices

Überblick

Dokument-Barrierefreiheit stellt sicher, dass digitale Dokumente – einschließlich PDFs, Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen und andere Dateiformate – von allen Menschen zugänglich, gelesen und verstanden werden können, auch von Menschen mit Behinderungen. Barrierefreie Dokumente sind essenziell für inklusive Kommunikation, gesetzliche Konformität und das Erreichen der breitestmöglichen Zielgruppe.

Dieser umfassende Leitfaden behandelt Best Practices zum Erstellen barrierefreier Dokumente über verschiedene Formate und Plattformen hinweg. Ob Sie Berichte, Präsentationen, Tabellen oder Formulare erstellen, diese Richtlinien helfen Ihnen, Inhalte zu produzieren, die für alle funktionieren, einschließlich Nutzern von assistiven Technologien wie Screenreadern, Vergrößerungssoftware und alternativen Eingabegeräten.

Warum Dokument-Barrierefreiheit wichtig ist

Dokument-Barrierefreiheit ist aus mehreren überzeugenden Gründen wichtig:

Gesetzliche und Compliance-Anforderungen

Viele Länder und Regionen haben Gesetze, die barrierefreie digitale Inhalte, einschließlich Dokumente, erfordern:

• USA: Section 508 des Rehabilitation Act verlangt von Bundesbehörden, elektronische Inhalte barrierefrei zu machen, einschließlich Dokumente
• Europäische Union: Der European Accessibility Act (EAA) und EN 301 549 setzen Standards für digitale Barrierefreiheit
• Deutschland: BITV 2.0 erfordert Barrierefreiheit für Dokumente des öffentlichen Sektors
• Kanada: Der Accessible Canada Act (ACA) schreibt Dokument-Barrierefreiheit vor
• Vereinigtes Königreich: Die Public Sector Bodies Accessibility Regulations erfordern barrierefreie Dokumente

Vorteile für die Benutzererfahrung

Barrierefreie Dokumente bieten bessere Erlebnisse für alle Nutzer:

• Screenreader-Nutzer: Richtig strukturierte Dokumente mit semantischer Auszeichnung ermöglichen effiziente Navigation und Verständnis
• Nutzer mit Sehschwäche: Hoher Kontrast, geeignete Schriftwahl und skalierbarer Text helfen Nutzern mit Sehbehinderungen
• Motorische Einschränkungen: Tastaturnavigierbare Formulare und logische Struktur helfen Nutzern, die keine Maus verwenden können
• Kognitive Behinderungen: Klare Struktur, einfache Sprache und logischer Fluss unterstützen das Verständnis
• Situationsbedingte Einschränkungen: Alle Nutzer profitieren von gut strukturierten, leicht navigierbaren Dokumenten

Geschäftliche und organisatorische Vorteile

• Breitere Reichweite: Barrierefreie Dokumente können von mehr Menschen konsumiert werden
• SEO und Auffindbarkeit: Gut strukturierte Dokumente sind besser durchsuchbar
• Zukunftssicher: Richtig strukturierte Inhalte sind einfacher zu pflegen und wiederzuverwenden
• Reduziertes rechtliches Risiko: Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards reduziert Rechtsstreitrisiko
• Professionelles Image: Zeigt Engagement für Inklusion und Qualität

PDF-Barrierefreiheit

PDF (Portable Document Format) ist eines der gebräuchlichsten Dokumentformate zum Teilen von Informationen. PDFs sind jedoch oft unzugänglich, wenn sie nicht richtig erstellt werden. Ein barrierefreies PDF muss getaggt sein, eine logische Lesereihenfolge haben, Alternativtext für Bilder enthalten und andere Barrierefreiheitsanforderungen erfüllen.

Tags und Struktur

PDF-Tags liefern die strukturellen Informationen, die assistive Technologien zum Interpretieren des Inhalts benötigen. Tags definieren Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und andere Elemente.

Tagged PDFs erstellen

Der beste Weg, ein barrierefreies PDF zu erstellen, ist mit einem barrierefreien Quelldokument zu beginnen:

• Aus Word: Verwenden Sie Datei → Speichern unter → PDF und aktivieren Sie "Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit"
• Aus InDesign: Verwenden Sie Exportieren → Adobe PDF (Interaktiv) mit aktiviertem "Tagged PDF erstellen"
• Aus HTML: Moderne Browser können Tagged PDFs beim Drucken erzeugen

Wesentliche PDF-Tags

• <Document>: Wurzelelement, das alle Inhalte enthält
• <H1> bis <H6>: Überschriftenebenen
• <P>: Absätze
• <L>: Listen (mit <LI> für Listenelemente)
• <Table>: Tabellen (mit <TR>, <TH>, <TD>)
• <Figure>: Bilder und Grafiken (mit Alternativtext)
• <Link>: Hyperlinks
• <Form>: Formularelemente

Dokumenteigenschaften festlegen

Legen Sie immer wesentliche Dokumenteigenschaften in Adobe Acrobat fest:

• Titel: Legen Sie einen aussagekräftigen Titel fest (Datei → Eigenschaften → Beschreibung)
• Sprache: Legen Sie die Dokumentsprache fest (Datei → Eigenschaften → Erweitert)
• Dokumenttitel anzeigen: Aktivieren Sie in den Einstellungen für Anfangsansicht

Lesereihenfolge

Die Lesereihenfolge bestimmt die Reihenfolge, in der Screenreader Inhalte vorlesen. Falsche Lesereihenfolge ist eines der häufigsten PDF-Barrierefreiheitsprobleme.

Lesereihenfolge in Acrobat prüfen

Verwenden Sie das Lesereihenfolge-Werkzeug in Adobe Acrobat Pro:

1. Öffnen Sie das PDF in Acrobat Pro
2. Gehen Sie zu Ansicht → Werkzeuge → Barrierefreiheit → Lesereihenfolge
3. Klicken Sie auf "Seiteninhaltgruppen anzeigen", um die Reihenfolge zu visualisieren
4. Zahlen zeigen die Lesefolge an

Lesereihenfolge korrigieren

So korrigieren Sie Probleme mit der Lesereihenfolge:

• Verwenden Sie das Reihenfolge-Bedienfeld (Ansicht → Ein-/Ausblenden → Navigationsfenster → Reihenfolge)
• Ziehen Sie Elemente per Drag & Drop, um sie neu anzuordnen
• Verwenden Sie für komplexe Layouts das Tags-Bedienfeld für feinkörnige Kontrolle
• Markieren Sie dekorative Elemente als "Hintergrund" oder "Artefakt"

PDF-Nachbearbeitung

PDF-Nachbearbeitung ist der Prozess, Barrierefreiheitsprobleme in bestehenden PDFs zu beheben. Dies ist oft für gescannte Dokumente oder PDFs notwendig, die nicht mit Barrierefreiheit im Hinterkopf erstellt wurden.

Schritt-für-Schritt-Nachbearbeitungsprozess

1. Barrierefreiheitsprüfung ausführen:
   • Werkzeuge → Barrierefreiheit → Vollständige Prüfung
   • Wählen Sie alle Optionen für umfassende Prüfung
   • Überprüfen Sie die Ergebnisse im Barrierefreiheitsprüfungs-Bedienfeld
2. Tags hinzufügen (falls fehlend):
   • Werkzeuge → Barrierefreiheit → Dokument automatisch taggen
   • Überprüfen und korrigieren Sie automatisch generierte Tags
3. Dokumenteigenschaften festlegen:
   • Titel, Autor, Betreff und Schlüsselwörter hinzufügen
   • Dokumentsprache festlegen
   • "Dokumenttitel anzeigen" aktivieren
4. Lesereihenfolge korrigieren:
   • Verwenden Sie das Lesereihenfolge-Werkzeug zur Überprüfung der Reihenfolge
   • Ordnen Sie Inhaltsgruppen nach Bedarf neu an
   • Taggen Sie Artefakte (Kopfzeilen, Fußzeilen, Wasserzeichen)
5. Alternativtext hinzufügen:
   • Rechtsklick auf Bilder im Tags-Bedienfeld
   • Wählen Sie Eigenschaften → Tag
   • Fügen Sie beschreibenden Alternativtext hinzu
6. Tabellen korrigieren:
   • Stellen Sie sicher, dass Tabellen korrekte Kopfzeilen haben
   • Legen Sie Geltungsbereich für Kopfzeilen fest (Spalte oder Zeile)
   • Vermeiden Sie zusammengeführte Zellen wenn möglich
7. Farbkontrast prüfen:
   • Überprüfen Sie, dass Text die WCAG-Kontrastanforderungen erfüllt (4.5:1 für normalen Text)
   • Verlassen Sie sich nicht allein auf Farbe zur Informationsvermittlung
8. Formulare barrierefrei machen:
   • Fügen Sie Tooltips/Beschriftungen zu Formularfeldern hinzu
   • Legen Sie Tab-Reihenfolge fest
   • Stellen Sie sicher, dass Felder per Tastatur zugänglich sind
9. Lesezeichen hinzufügen:
   • Erstellen Sie Lesezeichen aus Überschriften zur Navigation
   • Nützlich für Dokumente länger als einige Seiten
10. Abschließende Prüfung:
    • Führen Sie Barrierefreiheitsprüfung erneut aus
    • Testen Sie mit einem Screenreader (NVDA, JAWS oder VoiceOver)
    • Überprüfen Sie mit PAC (PDF Accessibility Checker)

OCR für gescannte Dokumente

Gescannte Dokumente sind Bilder und ohne optische Zeichenerkennung (OCR) nicht barrierefrei:

• In Acrobat: Werkzeuge → Scannen & OCR → Text erkennen → In dieser Datei
• Wählen Sie die entsprechende Sprache
• Wählen Sie "Durchsuchbares Bild" oder "Bearbeitbarer Text und Bilder"
• Folgen Sie nach der OCR dem vollständigen Nachbearbeitungsprozess oben

Microsoft Word Barrierefreiheit

Microsoft Word ist eines der am weitesten verbreiteten Dokumenterstellungstools. Das Erstellen barrierefreier Word-Dokumente ist relativ einfach, wenn Sie korrekte Formatierungspraktiken befolgen und integrierte Barrierefreiheitsfunktionen verwenden.

Überschriften und Struktur

Die korrekte Verwendung von Überschriften ist der wichtigste Aspekt der Dokument-Barrierefreiheit. Überschriften bieten Struktur, ermöglichen Navigation und helfen Screenreader-Nutzern, die Dokumentorganisation zu verstehen.

Integrierte Überschriftenformatvorlagen verwenden

Verwenden Sie immer Words integrierte Überschriftenformatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2, usw.) statt Text manuell zu formatieren, damit er wie eine Überschrift aussieht:

• Überschrift 1: Dokumenttitel oder Hauptabschnitte
• Überschrift 2: Hauptunterabschnitte
• Überschrift 3: Unter-Unterabschnitte
• Überschriften 4-6: Zusätzliche Ebenen nach Bedarf

Best Practices für Überschriften

• Verwenden Sie Überschriften in sequenzieller Reihenfolge (überspringen Sie keine Ebenen)
• Machen Sie Überschriften aussagekräftig und einzigartig
• Verwenden Sie Überschriften nicht nur für visuellen Effekt
• Verwenden Sie den Navigationsbereich zur Überprüfung der Überschriftenstruktur (Ansicht → Navigationsbereich)

Listen

Verwenden Sie immer Words integrierte Listenformatierung:

• Verwenden Sie die Aufzählungszeichen-Schaltfläche für ungeordnete Listen
• Verwenden Sie die Nummerierung-Schaltfläche für geordnete Listen
• Vermeiden Sie manuelle Eingabe von Aufzählungszeichen oder Nummern
• Verwenden Sie Einzug vergrößern/verkleinern für verschachtelte Listen

Bilder und Alternativtext

Alle bedeutsamen Bilder müssen Alternativtext haben, der den Bildinhalt für Screenreader-Nutzer beschreibt.

Alternativtext in Word hinzufügen

1. Rechtsklick auf das Bild
2. Wählen Sie "Alternativtext anzeigen" (oder "Alternativtext bearbeiten")
3. Geben Sie beschreibenden Alternativtext im Alternativtext-Bereich ein
4. Für dekorative Bilder aktivieren Sie "Als dekorativ markieren"

Effektiven Alternativtext schreiben

• Seien Sie prägnant aber beschreibend (anstreben 1-2 Sätze)
• Beschreiben Sie Inhalt und Funktion des Bildes
• Beginnen Sie nicht mit "Bild von" oder "Foto von"
• Schließen Sie Text ein, der im Bild erscheint
• Für komplexe Bilder geben Sie eine längere Beschreibung im umgebenden Text

Barrierefreie Tabellen

Tabellen sollten nur für tabellarische Daten verwendet werden, nicht für Layoutzwecke. Barrierefreie Tabellen erfordern korrekte Kopfzeilen.

Barrierefreie Tabellen erstellen

1. Tabelle einfügen mit Einfügen → Tabelle
2. Aktivieren Sie "Kopfzeile" auf der Registerkarte Tabellenentwurf
3. Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält
4. Verwenden Sie "Kopfzeilen wiederholen" für mehrseitige Tabellen
5. Vermeiden Sie zusammengeführte oder geteilte Zellen wenn möglich
6. Verwenden Sie keine leeren Zellen für Formatierung

Best Practices für Tabellendesign

• Halten Sie Tabellen einfach und linear
• Geben Sie eine klare Beschriftung oder Überschrift vor der Tabelle an
• Stellen Sie ausreichenden Farbkontrast in Tabellenzellen sicher
• Verlassen Sie sich nicht allein auf Farbe zur Informationsvermittlung
• Für komplexe Tabellen erwägen Sie Aufteilen in mehrere einfache Tabellen

Hyperlinks

Hyperlinks sollten beschreibenden Text haben, der außerhalb des Kontexts Sinn macht.

Barrierefreie Links erstellen

• Gut: "Laden Sie das Barrierefreiheitsrichtlinien-Dokument herunter"
• Schlecht: "Klicken Sie hier zum Herunterladen"
• Schlecht: http://example.com/docs/accessibility-guidelines-2024.pdf

Best Practices für Links

• Verwenden Sie aussagekräftigen Linktext (vermeiden Sie "hier klicken" oder "mehr erfahren")
• Machen Sie den Linkzweck allein aus dem Text klar
• Stellen Sie sicher, dass Links visuell unterscheidbar sind (unterstrichen oder deutlich markiert)
• Fügen Sie QuickInfo für zusätzlichen Kontext hinzu (Rechtsklick Link → Hyperlink bearbeiten → QuickInfo)

Barrierefreiheitsprüfung verwenden

Word enthält eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung:

1. Gehen Sie zu Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen
2. Überprüfen Sie Fehler, Warnungen und Tipps im Bereich
3. Klicken Sie auf jedes Problem, um empfohlene Aktionen zu sehen
4. Beheben Sie Probleme und prüfen Sie erneut
5. Lassen Sie die Barrierefreiheitsprüfung während der Bearbeitung laufen

PowerPoint Barrierefreiheit

Barrierefreie PowerPoint-Präsentationen stellen sicher, dass alle Nutzer, einschließlich derer, die Screenreader verwenden, Ihre Inhalte verstehen und darin navigieren können. Dies ist sowohl für Live-Präsentationen als auch für geteilte Foliensätze wichtig.

Folienlayouts

Die Verwendung integrierter Folienlayouts ist für Barrierefreiheit wesentlich. Layouts bieten korrekte Struktur und Lesereihenfolge.

Warum Folienlayouts wichtig sind

• Stellen automatisch logische Lesereihenfolge her
• Bieten korrekte semantische Struktur
• Stellen sicher, dass Platzhalter korrekt angekündigt werden
• Machen Folien einfacher mit Screenreadern zu navigieren

Folienlayouts richtig verwenden

• Beginnen Sie immer mit Start → Layout und wählen Sie passendes Layout
• Verwenden Sie Titelplatzhalter für Folientitel (niemals leer lassen)
• Verwenden Sie Inhaltsplatzhalter für Fließtext
• Vermeiden Sie das Einfügen von Textfeldern außerhalb von Platzhaltern
• Wenn Sie benutzerdefinierte Layouts benötigen, ändern Sie den Folienmaster

Folientitel

Jede Folie muss einen eindeutigen, aussagekräftigen Titel haben:

• Titel helfen Screenreader-Nutzern zwischen Folien zu navigieren
• Auch wenn Sie den Titel visuell verbergen, behalten Sie ihn im Titelplatzhalter
• Um einen Titel zu verbergen: Titel auswählen → Format → Auswahlbereich → Ausblenden-Symbol
• Machen Sie Titel aussagekräftig: "Q4 Verkaufsergebnisse" nicht "Folie 7"

Lesereihenfolge

Die Lesereihenfolge bestimmt, wie Screenreader durch Folieninhalte navigieren.

Lesereihenfolge prüfen

1. Gehen Sie zu Start → Anordnen → Auswahlbereich
2. Objekte werden von unten nach oben im Bereich gelesen
3. Ziehen Sie Objekte, um sie neu anzuordnen
4. Benennen Sie Objekte mit aussagekräftigen Namen

Bilder und Alternativtext

Fügen Sie Alternativtext zu allen bedeutsamen Bildern hinzu:

• Rechtsklick auf Bild → Alternativtext anzeigen
• Schreiben Sie beschreibenden Text (beschreiben Sie keine dekorativen Bilder)
• Für komplexe Diagramme geben Sie detaillierte Beschreibung
• Markieren Sie dekorative Bilder als dekorativ

Diagramme und SmartArt

• Fügen Sie Alternativtext hinzu, der die wichtigste Aussage beschreibt
• Schließen Sie Datenwerte für wichtige Diagramme ein
• Erwägen Sie Bereitstellung einer Datentabellenalternative
• Stellen Sie sicher, dass Diagrammfarben ausreichenden Kontrast haben

Animationen und Übergänge

Animationen und Übergänge können Präsentationen verbessern, können aber für einige Nutzer Probleme verursachen.

Best Practices für Animationen

• Verwenden Sie Animationen sparsam und zweckmäßig
• Vermeiden Sie schnelles Blinken (mehr als 3 Mal pro Sekunde)
• Verlassen Sie sich nicht auf Animation zur Informationsvermittlung
• Stellen Sie sicher, dass animierter Inhalt auch im Text vermittelt wird
• Erlauben Sie Nutzern, Animationstiming zu steuern
• Testen Sie Animationen mit Screenreadern

Video und Audio

• Bieten Sie Untertitel für alle Videos
• Schließen Sie Transkripte für Audioinhalte ein
• Stellen Sie sicher, dass Videos gesteuert werden können (Abspielen, Pausieren, Stoppen)
• Spielen Sie Medien nicht automatisch ab
• Bieten Sie Audiobeschreibungen für visuelle Inhalte

PowerPoint Barrierefreiheitsprüfung

Verwenden Sie die integrierte Barrierefreiheitsprüfung:

• Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen
• Beheben Sie alle Fehler und Warnungen
• Achten Sie besonders auf fehlenden Alternativtext und Folientitel
• Lassen Sie die Prüfung während der Bearbeitung geöffnet

Excel Barrierefreiheit

Barrierefreie Excel-Tabellen erfordern durchdachte Organisation, klare Beschriftungen und korrekte Tabellenstruktur. Diese Praktiken machen Daten für Screenreader-Nutzer und andere mit Behinderungen verständlich.

Arbeitsmappenstruktur

Gut organisierte Arbeitsmappen sind für alle einfacher zu navigieren und zu verstehen.

Blattorganisation

• Aussagekräftige Blattnamen: Verwenden Sie klare Namen wie "Q4 Verkäufe" nicht "Tabelle1"
• Logische Reihenfolge: Ordnen Sie Blätter nach Wichtigkeit oder Workflow
• Blattanzahl begrenzen: Zu viele Blätter können überwältigend sein
• Unbenutzte Blätter löschen: Entfernen Sie leere oder unnötige Blätter

Arbeitsblattlayout

• Beginnen Sie Daten in Zelle A1 (vermeiden Sie leere Zeilen/Spalten am Anfang)
• Verwenden Sie ein einfaches, lineares Layout
• Vermeiden Sie komplexe, mehrdimensionale Layouts
• Halten Sie zusammengehörige Daten zusammen
• Fügen Sie einen Titel/Beschreibung oben auf jedem Blatt hinzu

Datentabellen

Die Verwendung von Excels Tabellenfunktion verbessert die Barrierefreiheit erheblich.

Barrierefreie Tabellen erstellen

1. Wählen Sie Ihren Datenbereich einschließlich Überschriften
2. Gehen Sie zu Einfügen → Tabelle (oder Strg+T)
3. Stellen Sie sicher, dass "Tabelle hat Überschriften" aktiviert ist
4. Klicken Sie auf OK

Vorteile von Excel-Tabellen

• Automatische Zuordnung von Überschriften zu Daten
• Screenreader können Spaltenüberschriften für jede Zelle ansagen
• Integrierte Filterung und Sortierung
• Strukturierte Verweise in Formeln
• Automatische Formatierung

Best Practices für Tabellen

• Schließen Sie immer Kopfzeile mit aussagekräftigen Beschriftungen ein
• Vermeiden Sie zusammengeführte Zellen (bricht Tabellenstruktur)
• Überspringen Sie keine Zeilen oder Spalten innerhalb der Tabelle
• Vermeiden Sie leere Zeilen für Abstand (verwenden Sie stattdessen Formatierung)
• Halten Sie Überschriften beim Scrollen sichtbar (Ansicht → Fenster fixieren)

Alternativtext für Tabellen

Fügen Sie Alternativtext hinzu, um Kontext zu bieten:

1. Wählen Sie die Tabelle
2. Rechtsklick → Alternativtext anzeigen
3. Beschreiben Sie den Tabellenzweck und Schlüsselinformationen

Barrierefreie Diagramme

Diagramme müssen Alternativtext und ausreichenden Kontrast enthalten, um barrierefrei zu sein.

Barrierefreie Diagramme erstellen

• Fügen Sie aussagekräftigen Diagrammtitel hinzu (Diagrammtitel → Text bearbeiten)
• Fügen Sie Alternativtext hinzu, der wichtige Datenpunkte und Trends beschreibt
• Schließen Sie Achsenbeschriftungen und Datenbeschriftungen ein
• Stellen Sie ausreichenden Farbkontrast sicher
• Verlassen Sie sich nicht allein auf Farbe (verwenden Sie Muster, Beschriftungen usw.)
• Halten Sie Diagrammdesign einfach und klar

Beispiel für Diagramm-Alternativtext

Zellenformatierung

• Textausrichtung: Verwenden Sie konsistente Ausrichtung (links für Text, rechts für Zahlen)
• Zahlenformate: Wenden Sie geeignete Formate an (Währung, Prozent, Datum)
• Farbe: Verwenden Sie niemals Farbe allein zur Bedeutungsvermittlung
• Schriften: Verwenden Sie lesbare Schriften in angemessener Größe (mindestens 11pt)

Formeln und Berechnungen

• Dokumentieren Sie komplexe Formeln mit Kommentaren (Überprüfen → Neuer Kommentar)
• Verwenden Sie benannte Bereiche für Klarheit
• Vermeiden Sie kryptische Zellbezüge
• Geben Sie Erklärung der Berechnungen

Excel Barrierefreiheitsprüfung

Verwenden Sie die integrierte Prüfung:

• Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen
• Beheben Sie fehlenden Alternativtext
• Beheben Sie Probleme mit Tabellenstruktur
• Überprüfen Sie, dass Blattnamen aussagekräftig sind

Google Workspace Barrierefreiheit

Google Workspace (Docs, Slides, Sheets) wird zunehmend für Dokumenterstellung und Zusammenarbeit verwendet. Diese Anwendungen enthalten ähnliche Barrierefreiheitsfunktionen wie Microsoft Office.

Google Docs

Überschriften und Struktur

• Verwenden Sie Format → Absatzstile → Überschrift 1, 2, 3, usw.
• Verwenden Sie Dokumentgliederung (Ansicht → Dokumentgliederung anzeigen) zur Strukturprüfung
• Verwenden Sie integrierte Listenformatierung (keine manuellen Aufzählungszeichen)

Bilder und Alternativtext

• Rechtsklick auf Bild → Alternativtext
• Fügen Sie beschreibenden Alternativtext hinzu
• Für dekorative Bilder aktivieren Sie "Als dekorativ markieren"

Links

• Verwenden Sie aussagekräftigen Linktext
• Text auswählen → Strg+K → URL eingeben
• Vermeiden Sie nackte URLs

Tabellen

• Einfügen → Tabelle
• Rechtsklick auf Kopfzeile → Tabelleneigenschaften → "Kopfzeile" aktivieren
• Vermeiden Sie zusammengeführte Zellen
• Verwenden Sie Tabellenüberschriften für erste Zeile und/oder Spalte

Google Slides

Folienlayouts

• Verwenden Sie Folie → Layout anwenden
• Verwenden Sie Titelplatzhalter (niemals leer lassen)
• Stellen Sie sicher, dass jede Folie einen eindeutigen Titel hat

Alternativtext

• Rechtsklick auf Bild → Alternativtext
• Fügen Sie beschreibenden Text hinzu
• Aktivieren Sie "Als dekorativ markieren" wenn zutreffend

Lesereihenfolge

• Verwenden Sie Anordnen → Reihenfolge zur Steuerung der Lesereihenfolge
• In den Hintergrund/In den Vordergrund ändert Lesereihenfolge
• Testen Sie mit Screenreader zur Überprüfung

Google Sheets

Blattorganisation

• Verwenden Sie aussagekräftige Blattnamen (Doppelklick auf Registerkarte zum Umbenennen)
• Beginnen Sie Daten in A1
• Fixieren Sie Kopfzeilen (Ansicht → Fixieren → 1 Zeile)

Überschriften

• Schließen Sie immer Kopfzeile ein
• Text der Kopfzeile fett für visuelle Unterscheidung
• Verwenden Sie aussagekräftige Beschriftungen

Alternativtext für Bilder/Diagramme

• Rechtsklick auf Diagramm oder Bild → Alternativtext
• Beschreiben Sie Daten und Trends
• Schließen Sie Schlüsselwerte ein

Google Workspace Barrierefreiheitsfunktionen

• Screenreader-Unterstützung: Funktioniert mit ChromeVox, NVDA, JAWS
• Tastaturnavigation: Umfassende Tastenkürzel
• Hoher Kontrast: System-High-Contrast-Modi unterstützt
• Vergrößerung: Kompatibel mit Bildschirmlupen
• Spracheingabe: Tools → Spracheingabe

Farbe und Kontrast

Korrekter Farbkontrast ist wesentlich für Nutzer mit Sehschwäche oder Farbenblindheit. Alle Dokumente sollten die WCAG-Farbkontrastanforderungen erfüllen.

Kontrastanforderungen

• Normaler Text: Mindestens 4.5:1 Kontrastverhältnis
• Großer Text (18pt+): Mindestens 3:1 Kontrastverhältnis
• UI-Komponenten: 3:1 Kontrastverhältnis für interaktive Elemente

Best Practices für Farbe

• Nicht allein auf Farbe verlassen: Verwenden Sie Textbeschriftungen, Muster oder Symbole zusätzlich zu Farbe
• Mit Farbenblindheitssimulatoren testen: Überprüfen Sie, dass Inhalte für farbenblinde Nutzer funktionieren
• Problematische Kombinationen vermeiden: Rot/Grün, Blau/Gelb, Hellgrau auf Weiß
• High-Contrast-Themen verwenden: Berücksichtigen Sie Nutzer mit Kontrastempfindlichkeit
• Alternative Indikatoren bereitstellen: Verwenden Sie sowohl Farbe als auch Text/Symbole

Kontrast testen

Verwenden Sie diese Tools zur Kontrastprüfung:

• WebAIM Contrast Checker: webaim.org/resources/contrastchecker
• Colour Contrast Analyser: Desktop-Anwendung für Mac/Windows
• Integrierte Prüfungen: Microsoft Office und Google Workspace Barrierefreiheitsprüfungen enthalten Kontrastprüfung

Schriften und Formatierung

Richtige Schriftwahl und Formatierung verbessern die Lesbarkeit für alle Nutzer, besonders für Menschen mit Legasthenie oder Sehschwäche.

Schriftwahl

• Serifenlose Schriften: Generell lesbarer auf Bildschirmen (Arial, Calibri, Helvetica)
• Dekorative Schriften vermeiden: Bleiben Sie bei sauberen, einfachen Schriften
• Konsistente Schriften: Verwenden Sie 1-2 Schriften im gesamten Dokument
• Systemschriften: Bevorzugen Sie Schriften, die auf allen Systemen verfügbar sind

Schriftgröße

• Mindestgröße: 11-12pt für Fließtext
• Größer für Hervorhebung: 14pt+ für Überschriften
• Kleine Schrift vermeiden: Niemals unter 9pt gehen
• Skalierbar: Stellen Sie sicher, dass Text gezoomt/vergrößert werden kann

Textformatierung

• Zeilenabstand: 1.5 oder mehr für Fließtext
• Absatzabstand: Fügen Sie Abstand zwischen Absätzen hinzu
• Zeilenlänge: 50-75 Zeichen pro Zeile optimal
• Ausrichtung: Linksbündig für Links-nach-Rechts-Sprachen (nicht Blocksatz)
• Großbuchstaben: Vermeiden Sie längere Passagen in Großbuchstaben

Hervorhebung

• Fett: Für starke Hervorhebung verwenden
• Kursiv: Sparsam verwenden (kann schwer lesbar sein)
• Unterstrichen: Nur für Links reservieren
• Vermeiden: Blinkender, bewegender oder flackernder Text

Weißraum

• Verwenden Sie Weißraum zur Trennung von Abschnitten
• Vermeiden Sie dichte, überfüllte Layouts
• Bieten Sie Ränder um Text
• Brechen Sie lange Textblöcke auf

Formulare in Dokumenten

Barrierefreie Formulare in Dokumenten stellen sicher, dass alle Nutzer Informationen erfolgreich ausfüllen und übermitteln können.

Formularfelder in Word

• Verwenden Sie Entwicklertools-Registerkarte → Steuerelemente (aktivieren in Datei → Optionen → Menüband anpassen)
• Verwenden Sie Inhaltssteuerelemente statt Legacy-Formularfelder
• Fügen Sie beschreibenden Platzhaltertext hinzu
• Gruppieren Sie zusammengehörige Felder logisch

Beschriftungen und Anweisungen

• Klare Beschriftungen: Jedes Feld benötigt eine sichtbare Beschriftung
• Position: Platzieren Sie Beschriftungen unmittelbar vor dem Feld (links oder oben)
• Anweisungen: Bieten Sie klare Anweisungen am Anfang
• Pflichtfelder: Markieren Sie Pflichtfelder deutlich (nicht nur mit Sternchen)
• Format: Geben Sie erwartetes Format an (z.B. "TT.MM.JJJJ")

Ausfüllbare PDFs

Barrierefreie ausfüllbare PDFs in Adobe Acrobat Pro erstellen:

1. Werkzeuge → Formular vorbereiten → Start
2. Acrobat erkennt Formularfelder automatisch
3. Fügen Sie Beschriftungen zu allen Formularfeldern hinzu (Rechtsklick → Eigenschaften → Allgemein → Name)
4. Fügen Sie Tooltip-Text für zusätzliche Hilfe hinzu
5. Legen Sie Tab-Reihenfolge fest (Seiten → Seitenminiaturen → Rechtsklick → Seiteneigenschaften → Tab-Reihenfolge)
6. Testen Sie mit Tastaturnavigation (Tab zum Bewegen zwischen Feldern)

Best Practices für Formulare

• Halten Sie Formulare einfach und logisch
• Gruppieren Sie zusammengehörige Informationen
• Bieten Sie Fehlermeldungen und Validierung
• Erlauben Sie ausreichend Platz für Antworten
• Schließen Sie Kontaktinformationen für Unterstützung ein
• Testen Sie mit Screenreadern und nur Tastatur

Gescannte Dokumente und OCR

Gescannte Dokumente sind Bilder und ohne optische Zeichenerkennung (OCR) und richtige Nachbearbeitung völlig unzugänglich.

Wann Scannen vermieden werden sollte

Vermeiden Sie wenn möglich das Scannen von Dokumenten vollständig:

• Beginnen Sie mit digitalen Dokumenten (Word, PDF, usw.)
• Konvertieren Sie bestehende digitale Dateien statt zu drucken und zu scannen
• Fordern Sie originale digitale Dateien von der Quelle an

OCR-Prozess

Wenn Sie mit gescannten Dokumenten arbeiten müssen:

1. In hoher Qualität scannen:
   • Mindestens 300 DPI Auflösung
   • Schwarz-Weiß oder Graustufen für Textdokumente
   • Stellen Sie sicher, dass Seiten gerade und klar sind
2. OCR anwenden:
   • Adobe Acrobat: Werkzeuge → Scannen & OCR → Text erkennen
   • Wählen Sie korrekte Sprache
   • Wählen Sie "Durchsuchbares Bild" oder "Bearbeitbarer Text"
3. OCR-Genauigkeit überprüfen:
   • Prüfen Sie auf Erkennungsfehler
   • Korrigieren Sie falsch gelesene Zeichen
   • Achten Sie besonders auf Zahlen, Sonderzeichen
4. Vollständige Nachbearbeitung:
   • Tags und Struktur hinzufügen
   • Lesereihenfolge festlegen
   • Alternativtext zu Bildern hinzufügen
   • Tabellen und Formulare korrigieren
   • Vollständigen PDF-Nachbearbeitungsprozess befolgen

OCR-Einschränkungen

• OCR ist niemals 100% genau
• Schlechte Scan-Qualität führt zu schlechten Ergebnissen
• Handschrift ist schwer zu erkennen
• Komplexe Layouts können OCR verwirren
• Überprüfen und korrigieren Sie OCR-Ausgabe immer manuell

Testen und Validierung

Gründliches Testen ist wesentlich, um sicherzustellen, dass Dokumente wirklich barrierefrei sind. Verwenden Sie eine Kombination aus automatisierten Tools und manuellem Testen.

Integrierte Barrierefreiheitsprüfungen

Microsoft Office

• Word, PowerPoint, Excel: Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen
• Prüft auf häufige Probleme
• Bietet Empfehlungen
• Lassen Sie Prüfung während der Arbeit geöffnet

Adobe Acrobat Pro

• Vollständige Prüfung: Werkzeuge → Barrierefreiheit → Vollständige Prüfung
• Wählen Sie alle Optionen für umfassende Prüfung
• Überprüfen Sie detaillierten Bericht
• Beheben Sie alle Fehler und Warnungen

PDF-spezifische Werkzeuge

PAC (PDF Accessibility Checker)

• Kostenloses Tool von der Access for All Stiftung
• Umfassende PDF/UA-Validierung
• Detaillierte Fehlerberichterstattung
• Download von access-for-all.ch

CommonLook PDF Validator

• Professionelles PDF-Barrierefreiheitstesten
• Section 508 und WCAG-Validierung
• Integration mit Acrobat Pro

Screenreader-Tests

Tests mit tatsächlichen Screenreadern sind entscheidend:

Windows

• NVDA: Kostenlos, Open-Source (nvaccess.org)
• JAWS: Beliebtester kommerzieller Screenreader

macOS

• VoiceOver: In macOS integriert
• Drücken Sie Cmd+F5 zum Aktivieren
• Verwenden Sie mit Safari für beste Ergebnisse

Was zu testen ist

• Können Sie mit der Tab-Taste durch das Dokument navigieren?
• Werden Überschriften korrekt angekündigt?
• Ist die Lesereihenfolge logisch?
• Werden Bilder angemessen beschrieben?
• Werden Tabellen mit Kopfzeilen angekündigt?
• Sind Links aussagekräftig?
• Können Sie Formulare ausfüllen?

Manuelle Test-Checkliste

• ☐ Dokument hat aussagekräftigen Titel
• ☐ Sprache ist korrekt festgelegt
• ☐ Überschriften werden korrekt verwendet (sequenzielle Reihenfolge)
• ☐ Alle Bilder haben angemessenen Alternativtext oder sind als dekorativ markiert
• ☐ Links sind aussagekräftig (nicht "hier klicken")
• ☐ Tabellen haben Kopfzeilen
• ☐ Listen verwenden korrekte Formatierung
• ☐ Farbkontrast erfüllt Anforderungen (mindestens 4.5:1)
• ☐ Farbe ist nicht das einzige Mittel zur Informationsvermittlung
• ☐ Dokument ist per Tastatur zugänglich
• ☐ Lesereihenfolge ist logisch
• ☐ Formularfelder sind beschriftet
• ☐ Kein flackernder Inhalt (3 Mal pro Sekunde)
• ☐ Mit Screenreader getestet
• ☐ Automatisierte Prüfung zeigt keine Fehler

Barrierefreie Vorlagen

Die Verwendung und Erstellung barrierefreier Vorlagen gewährleistet Konsistenz und spart Zeit bei der Produktion mehrerer Dokumente.

Barrierefreie Vorlagen verwenden

Microsoft Office

• Datei → Neu → Suche "barrierefrei"
• Microsoft bietet barrierefreie Vorlagen für gängige Dokumenttypen
• Vorlagen enthalten korrekte Überschriftenstruktur, Formatvorlagen und Layout

Google Workspace

• Vorlagengalerie enthält barrierefreie Optionen
• Suchen Sie nach Vorlagen mit "barrierefrei" markiert
• Passen Sie an, während Sie Struktur beibehalten

Barrierefreie Vorlagen erstellen

Bei der Erstellung eigener Vorlagen:

1. Mit Barrierefreiheit beginnen:
   • Definieren Sie korrekte Überschriftenformatvorlagen
   • Richten Sie konsistentes Farbschema mit gutem Kontrast ein
   • Erstellen Sie Platzhalter-Layouts mit korrekter Struktur
2. Vorlage dokumentieren:
   • Schließen Sie Anweisungen zur Aufrechterhaltung der Barrierefreiheit ein
   • Bieten Sie Beispiele für korrekte Verwendung
   • Beachten Sie, welche Formatvorlagen für verschiedene Inhaltstypen verwendet werden
3. Gründlich testen:
   • Führen Sie Barrierefreiheitsprüfung aus
   • Testen Sie mit Screenreader
   • Überprüfen Sie mit mehreren Dokumenttypen
4. Verteilen und schulen:
   • Teilen Sie Vorlagen mit Team
   • Bieten Sie Schulung zur korrekten Verwendung
   • Aktualisieren Sie Vorlagen, während sich Standards entwickeln

Best Practices für Vorlagen

• Schließen Sie vordefinierte Überschriftenformatvorlagen ein
• Richten Sie barrierefreie Farbpalette ein
• Definieren Sie Listenformatvorlagen
• Erstellen Sie Platzhalter-Textbeispiele
• Schließen Sie Beispiele für Alternativtextformate ein
• Legen Sie Standardschriften und -größen fest
• Sperren Sie Vorlagenstruktur, um Änderungen zu verhindern

Organisationsvorlagen

Für Organisationen:

• Erstellen Sie Standard-barrierefreie Vorlagen für gängige Dokumenttypen
• Legen Sie Barrierefreiheitsrichtlinien für Vorlagenverwendung fest
• Bieten Sie Schulung zum Erstellen barrierefreier Dokumente
• Bestimmen Sie Barrierefreiheits-Champions oder Prüfer
• Aktualisieren Sie Vorlagen regelmäßig, um aktuellen Standards zu entsprechen

Zusammenfassung der Best Practices

Befolgen Sie diese wesentlichen Best Practices für alle Dokumenttypen:

Dokumenttyp-Kurzreferenz

Ressourcen und weiterführende Literatur

• WebAIM: Umfangreiche Ressourcen zur Dokument-Barrierefreiheit (webaim.org)
• Microsoft Barrierefreiheit: Office-Barrierefreiheitsanleitungen (microsoft.com/accessibility)
• Adobe Barrierefreiheit: PDF-Barrierefreiheitsressourcen (adobe.com/accessibility)
• WCAG 2.1: Web Content Accessibility Guidelines (w3.org/WAI/WCAG21)
• Section 508: US-Bundesbarrierefreiheitsstandards (section508.gov)
• PDF/UA: ISO-Standard für PDF-Barrierefreiheit (pdfa.org/resource/pdfua)

Hilfe erhalten

Wenn Sie Unterstützung bei Dokument-Barrierefreiheit benötigen:

• Konsultieren Sie das Barrierefreiheitsteam Ihrer Organisation
• Beauftragen Sie professionelle Nachbearbeitungsdienste für große Projekte
• Nehmen Sie an Barrierefreiheitsschulungskursen teil
• Treten Sie Barrierefreiheits-Communities und -Foren bei
• Arbeiten Sie mit Nutzern mit Behinderungen für Feedback